Elektroniczny obieg dokumentów jest znacznym unowocześnieniem zarządzania i przechowywania faktur, umów i innych ważnych akt w przedsiębiorstwie. Dlaczego warto się na niego zdecydować i w jaki sposób usprawni działanie przedsiębiorstwa?
Obieg dokumentów w firmie
Elektroniczny obieg dokumentów jest sposobem na znaczne usprawnienie ogólnego funkcjonowania firmy. Przepływ danych, szczególnie związanych ze zleceniami oraz płatnościami, ma ogromne znaczenie dla płynności działania każdego biznesu – przy tradycyjnym obiegu dokumentacji firmowej może zostać on zakłócony, np. jeśli pracownicy nie dopilnują ustalonych procedur. Dzięki digitalizacji dokumentów oraz stworzeniu elektronicznego obiegu można o wiele łatwiej monitorować wszystkie prowadzone w danym okresie działania, co przyczyni się do usprawnienia funkcjonowania całej firmy.
Elektroniczny obieg dokumentów opiera się na nowoczesnym systemie, w którym użytkownicy mają ułatwiony dostęp do wszystkich potrzebnych danych oraz cyfrowej wersji dokumentacji. Nie tylko zbiera to wszystkie faktury, umowy i inne dokumenty w jednym miejscu, ale także daje wgląd do terminów wykonania zleceń, płatności lub innych działań, dzięki czemu możliwe jest staranniejsze kontrolowanie pracy firmy. Takie rozwiązanie zapobiega też stratom i zamieszaniu, jakie mogłoby być spowodowane przy zagubieniu dokumentów.
Co obejmują usługi elektronicznego obiegu?
Skorzystanie z usług firmy zajmującej się elektronicznym obiegiem dokumentów to duże ułatwienie dla każdego przedsiębiorstwa – w ich ramach można bowiem skorzystać z gotowego, rozbudowanego systemu, w którym mogą być przechowywane i udostępniane wszystkie ważne dane. W skład usług wchodzą także:
- archiwizacja dokumentów, zarówno papierowych, jak i w wersji cyfrowej,
- skanowanie dokumentów, by były dostępne również na komputerach i urządzeniach mobilnych.
Specjaliści pomogą wdrożyć w danym przedsiębiorstwie system elektronicznego obiegu oraz zbudować najbardziej odpowiadający proces udostępniania i zarządzania dokumentacją. W efekcie powstanie system dostosowany do wymagań i potrzeb firmy, który najlepiej sprawdzi się przy codziennej pracy.
Jak wygląda wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?
Obieg dokumentów w firmie – przykład poniżej przedstawia, jak może wyglądać usługa w dowolnym przedsiębiorstwie:
- Specjaliści opracowują ścieżkę obiegu dokumentów, która najlepiej sprawdzi się w danym przedsiębiorstwie i pozwoli najbardziej efektywnie zarządzać dostępną dokumentacją kliencką, fakturami oraz umowami.
- Następuje skanowanie dokumentów, wykonane przez doświadczonych pracowników z wykorzystaniem profesjonalnego sprzętu – w efekcie wszystkie ważne dane będą dostępne cyfrowo w nowym systemie.
- Specjaliści rejestrują wszystkie ważne dokumenty w systemie. Zostaje stworzone e-archiwum w przypadku plików elektronicznych oraz tradycyjne archiwum papierowe w przypadku oryginałów dokumentów.
Jakie korzyści niesie ze sobą skorzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to jeden z lepszych sposobów na porządkowanie dokumentacji i dopilnowanie terminowego wykonania wszystkich ważnych działań w przedsiębiorstwie przez każdego pracownika. Do największych korzyści usługi należą:
- stały monitoring realizowanych zleceń, płatności i innych firmowych działań,
- szybki i prosty dostęp do wszystkich dokumentów w formie elektronicznej, również z poziomu urządzeń mobilnych,
- pełna kontrola nad korespondencją firmową,
- podgląd statusu dokumentów.
